Optymalizacja kosztów SaaS
Średnia firma przepłaca za narzędzia SaaS nawet 30%. Poznaj sprawdzone strategie redukcji kosztów bez utraty produktywności.
Potencjalne oszczędności
20-40%
6 strategii optymalizacji kosztów
Sprawdzone metody redukcji wydatków na oprogramowanie
Audyt obecnych subskrypcji
15-30% oszczędności
Pierwszy krok to pełna inwentaryzacja wszystkich narzędzi SaaS w firmie. Często okazuje się, że płacisz za aplikacje, których nikt nie używa.
Działania:
- Spisz wszystkie aktywne subskrypcje
- Sprawdź faktyczne wykorzystanie każdego narzędzia
- Zidentyfikuj duplikaty funkcjonalności
- Anuluj niewykorzystywane licencje
Optymalizacja licencji użytkowników
10-25% oszczędności
Wiele firm płaci za więcej licencji niż faktycznie potrzebuje. Regularna weryfikacja aktywnych użytkowników pozwala znacząco obniżyć koszty.
Działania:
- Usuń nieaktywnych użytkowników
- Wprowadź shared accounts gdzie to możliwe
- Dostosuj plany do rzeczywistych potrzeb
- Monitoruj wykorzystanie licencji miesięcznie
Roczne płatności zamiast miesięcznych
10-20% oszczędności
Większość dostawców SaaS oferuje zniżki 10-20% przy płatności rocznej. To jedna z najprostszych metod optymalizacji kosztów.
Działania:
- Przeanalizuj stabilność używanych narzędzi
- Przejdź na plany roczne dla sprawdzonych rozwiązań
- Negocjuj dodatkowe zniżki przy dłuższych kontraktach
- Zachowaj elastyczność dla nowych narzędzi
Konsolidacja narzędzi
20-40% oszczędności
Zamiast 5 wyspecjalizowanych narzędzi, często lepiej użyć jednej platformy all-in-one. Zmniejsza to koszty i upraszcza zarządzanie.
Działania:
- Zidentyfikuj nakładające się funkcjonalności
- Oceń platformy all-in-one jako alternatywę
- Uwzględnij koszty integracji w kalkulacji
- Zaplanuj stopniową migrację
Negocjacje z dostawcami
5-30% oszczędności
Ceny SaaS często są negocjowalne, szczególnie przy odnowieniach. Nie akceptuj automatycznie pierwszej oferty cenowej.
Działania:
- Przygotuj dane o wykorzystaniu przed rozmową
- Poproś o zniżkę przy odnowieniu kontraktu
- Pokaż oferty konkurencji
- Negocjuj dodatkowe funkcje zamiast obniżki
Downgrade planów
30-50% oszczędności
Często płacimy za plany Premium, podczas gdy wystarczyłby plan Basic. Przeanalizuj, czy naprawdę potrzebujesz wszystkich funkcji.
Działania:
- Sprawdź wykorzystanie funkcji premium
- Przetestuj niższy plan przed migracją
- Zachowaj wyższy plan tylko dla kluczowych narzędzi
- Regularnie weryfikuj dopasowanie planu
Checklista audytu SaaS
Użyj tej listy do przeprowadzenia audytu swoich subskrypcji
- Lista wszystkich subskrypcji SaaS
- Koszty miesięczne/roczne każdego narzędzia
- Data odnowienia kontraktu
- Liczba zakupionych vs aktywnych licencji
- Właściciel/admin każdego narzędzia
- Liczba aktywnych użytkowników (ostatnie 30 dni)
- Najczęściej używane funkcje
- Funkcje premium, które są niewykorzystywane
- Integracje z innymi narzędziami
- Krytyczność dla działania firmy
- Tańsze alternatywy na rynku
- Darmowe wersje lub open source
- Możliwość konsolidacji z innym narzędziem
- Wewnętrzne rozwiązania (build vs buy)
- Negocjacje lepszych warunków
Najczęstsze źródła marnotrawstwa
Gdzie firmy najczęściej tracą pieniądze na SaaS
Zombie subscriptions
Subskrypcje, za które płacisz, ale nikt ich nie używa. Często pozostałości po byłych pracownikach lub porzuconych projektach.
Rozwiązanie: Kwartalne przeglądy wszystkich aktywnych subskrypcji.
Shelf-ware
Narzędzia kupione z dobrymi intencjami, ale nigdy w pełni wdrożone. Płacisz za funkcje, których zespół nie używa.
Rozwiązanie: Przed zakupem określ plan wdrożenia i mierniki sukcesu.
Duplicate tools
Różne działy używają różnych narzędzi do tego samego celu. Marketing ma jeden email tool, sprzedaż inny.
Rozwiązanie: Standaryzacja narzędzi na poziomie całej organizacji.
Overprovisioned licenses
Kupujesz licencje 'na zapas' lub nie usuwasz kont po odejściu pracowników.
Rozwiązanie: Automatyzacja provisioning/deprovisioning przy onboardingu i offboardingu.
Premium sprawling
Wszyscy mają plan Premium, choć większość potrzebuje tylko Basic. Bo 'a nuż się przyda'.
Rozwiązanie: Audyt wykorzystania funkcji premium i downgrade gdzie to możliwe.
Potencjał oszczędności
Szacunkowe oszczędności w poszczególnych obszarach. Rzeczywiste wyniki zależą od aktualnej sytuacji w Twojej firmie.
Zacznij oszczędzać już dziś
Pomożemy Ci przeprowadzić audyt kosztów SaaS i zidentyfikować obszary do optymalizacji. Średnio nasi klienci oszczędzają 25% na subskrypcjach.